議事録づくりに、毎週何時間使ってますか？
ミドリ： タツヤさん、ちょっと愚痴なんですけど……毎週の定例会議のあと、議事録をまとめるのに30分以上かかってて。録音を聞き直して、要点を書いて、ToDoを整理して……地味にしんどいんです。
タツヤ(nodding)： あー、それは多くの会社の「あるある」だね。しかもその30分、本来やりたい仕事の時間を削ってるわけだ。
ミドリ： そうなんです。これ、AIでなんとかなりませんか？
タツヤ(smiling)： なるよ。しかも大がかりなシステムはいらない。Google Apps Script（GAS）と生成AIを組み合わせれば、録音から議事録・ToDo・通知までを自動でこなせる。今日はその仕組みを、コードが書けなくてもわかるように説明しよう。
何を自動化できるのか — 全体像
ミドリ： まず、どこまで自動でできるのか知りたいです。
タツヤ： 理想形はこういう流れだ。人がやるのは「録音する」だけ。
- 会議を録音する（人がやるのはここだけ）
- 録音を文字起こしする
- 文字起こしを生成AIが要約する
- 決定事項とToDo（担当者・期限つき）を抽出する
- 結果をスプレッドシートに保存し、担当者へ自動通知する
ミドリ(surprised)： 録音するだけで、あとは全部勝手に？
タツヤ： そう。「議事録を書く」という作業自体が消えるんだ。人間は最後に内容をサッと確認するだけでよくなる。
仕組みのイメージ
ミドリ： 裏側ではどうつながってるんですか？
タツヤ： 登場人物は3つだけ。難しく考えなくていい。
| 役割 | 担当 | やること |
|---|---|---|
| 司令塔 | Google Apps Script | 全体の流れを自動で回す |
| 耳 | 文字起こしサービス | 音声をテキストに変換 |
| 頭脳 | 生成AI（Gemini API等） | 要約・ToDo抽出を行う |
ミドリ： GASが司令塔なんですね。
タツヤ(nodding)： そう。GASが「録音ファイルを見つけたら→文字起こしに渡して→そのテキストをAIに渡して→結果をスプレッドシートに書いて→通知する」という一連の流れを、人の代わりに回してくれる。これをワークフローって呼ぶんだ。
なぜGASが中小企業に向いているのか
ミドリ： 数あるツールの中で、なぜGASなんですか？
タツヤ： 中小企業にとって、GASには3つの強みがある。
- 追加費用がほぼかからない — Googleアカウントがあれば使える。サーバーの契約も不要
- すでに使っているGoogleと地続き — スプレッドシート、Gmail、ドライブ、カレンダーとそのまま連携
- 小さく始めて育てられる — まず議事録だけ、慣れたら経費精算も……と段階的に広げられる
ミドリ(thinking)： わざわざ新しいシステムを買わなくても、今ある環境の延長でできるんですね。
タツヤ： そこが大きい。「今あるGoogleにAIの頭脳を足す」だけ。導入のハードルがぐっと下がるんだ。
作る手順の全体像
ミドリ： 実際に作るとなると、どんな手順になりますか？ 私、コードは書けないんですけど……。
タツヤ： 全体像だけ掴んでおけば、あとは専門家に頼むときも話が早い。大きくこの4ステップだ。
- 録音の置き場所を決める — Googleドライブの特定フォルダに録音を入れるルールにする
- 文字起こしを用意する — 音声対応のAIや文字起こしサービスでテキスト化する
- AIへの指示（プロンプト）を作る — 「この文字起こしから、決定事項とToDoを抽出して」と指示する
- GASで全部つなぐ — 上の流れを自動で回し、結果をスプレッドシートとメールに出す
ミドリ： 3番の「AIへの指示」が、品質を決めそうですね。
タツヤ： 鋭い。そこが一番の肝なんだ。
AIに任せる「議事録の型」をプロンプトで決める
タツヤ： 同じ会議でも、指示の仕方で議事録の質はガラッと変わる。だから「出力の型」をプロンプトで固定するのがコツだ。たとえばこう指示する。
- 「決定事項」「保留事項」「ToDo（担当者・期限つき）」の3見出しで整理して
- ToDoは「誰が・何を・いつまでに」の形式で箇条書きにして
- 雑談や脱線は省き、業務に関係する内容だけを残して
ミドリ(nodding)： 「いい感じにまとめて」じゃなくて、出力の形まで指定するんですね。
タツヤ： そう。型を決めれば、毎回ブレない議事録が出る。この型を一度作ってテンプレ化すれば、あとは誰が回しても同じ品質になるんだ。
よくあるつまずきと対策
ミドリ： 始める前に、気をつけることはありますか？
タツヤ： 3つ知っておくといい。
| つまずき | 対策 |
|---|---|
| 文字起こしの精度が低い | 専門用語の辞書を用意／録音環境（マイク）を改善する |
| 機密情報の取り扱い | 法人向けプランを使い、入力が学習に使われない設定にする |
| 長い会議で文字数制限に当たる | 議題ごとに分割して要約し、最後に統合する |
ミドリ(thinking)： 機密の話、この前の「シャドーAI」の回ともつながりますね。
タツヤ： その通り。便利だからこそ、「何を入力していいか」のルールはセットで決める。自動化とガバナンスは両輪なんだ。
効果と、次の自動化への発展
ミドリ： 実際、どれくらい楽になるんでしょう？
タツヤ： たとえば1回30分の議事録作成が、確認だけの5分になれば、1回25分の削減。週1回・月4回なら月100分、年間で約20時間が浮く計算になる。あくまで一例だけど、効果は小さくない。
ミドリ(surprised)： 年間20時間……。それだけあれば、他のことができますね。
タツヤ： そして一度この「流れ」を作れたら、応用が効く。脱エンジニアの視点で考えると、最初の1業務を自動化しきれるか、ここが分岐点になります。議事録で成功体験を積めば、次は問い合わせ対応、その次は日報集計、と社内の自動化がドミノ式に広がっていくんだ。
議事録の次に自動化したい「社内業務トップ5」
ミドリ： 議事録で成功したら、次はどんな業務を自動化するのがおすすめですか？
タツヤ： 「毎日発生して」「定型で」「文章を扱う」業務が狙い目だ。中小企業でよく効くのはこのあたり。
| 業務 | 自動化のイメージ | 効果 |
|---|---|---|
| 問い合わせ一次対応 | 受信メールをAIが分類・下書き返信 | 対応時間の短縮 |
| 日報・週報の集計 | 提出された日報をAIが要約・課題抽出 | 管理者の確認が楽に |
| 見積・請求書の作成補助 | 定型フォーマットへAIが下書き | 作成ミスの削減 |
| SNS・ブログ下書き | 要点からAIが文章生成 | 発信の継続 |
| 顧客リストの整理 | 名刺・問い合わせをAIが整形・分類 | 入力作業の削減 |
ミドリ(thinking)： どれも「文章を扱う、繰り返しの作業」ですね。
タツヤ(nodding)： そう。人間が「考えなくてもできるけど、時間はかかる」作業こそ、AIに任せる第一候補。逆に、判断や創造が要る仕事は人間が握る。この線引きが大事なんだ。
どこまでGASで、どこから専用ツールか
ミドリ： 何でもGASでできちゃうなら、専用ツールはいらないんですか？
タツヤ： いい疑問。GASは万能じゃない。向き・不向きがあるんだ。
- GASが得意 — Google内で完結する処理、社内向けの小〜中規模な自動化、コストを抑えたい場合
- 専用ツールが向く — 大量データの高速処理、社外向けの本格サービス、24時間止められない基幹業務
ミドリ： まずGASで小さく試して、手に負えなくなったら専用ツールへ、という順番ですか？
タツヤ： その通り。最初から大きな投資をしないのが鉄則。GASで「自動化って効くんだ」を体感してから、必要に応じてステップアップすればいい。多くの中小企業は、実はGASの範囲だけでも十分な効果が出るんだ。
文字起こしの精度を上げる、現場の小さな工夫
ミドリ： 自動化の品質って、結局は文字起こしの正確さに左右されそうですね。
タツヤ： その通り。土台のテキストが崩れていると、AIの要約もズレる。でも精度は、ちょっとした工夫で大きく変わるんだ。まず、マイク環境を整えること。会議室の中央に集音マイクを1つ置くだけで、聞き取りやすさが段違いになる。次に、話し方のルールを決めること。発言の頭に名前を言う、一度に一人が話す、というだけで、誰の発言かをAIが追いやすくなる。
ミドリ(thinking)： 高い機材より、ちょっとした習慣なんですね。
タツヤ： そう。それと、自社の専門用語や固有名詞のリストを用意して、AIに「この単語はこう表記して」と渡しておくと、社名や製品名の誤変換がぐっと減る。完璧な文字起こしを目指すより、「8割正しく起こして、残りは人が確認」くらいの割り切りが、現場では一番うまく回るんだ。
自動化を「自分ごと」にする小さな仕掛け
ミドリ： 仕組みを作っても、現場が使ってくれなかったら意味がないですよね。
タツヤ： ここも大事。自動化を根付かせるコツは、「楽になった実感」をすぐ返すことだ。たとえば、自動で出来た議事録の冒頭に「この議事録はAIが作成しました。確認だけお願いします」と一文添える。すると現場は毎回「あ、自分が書かなくてよくなった」と実感する。小さな成功体験の積み重ねが、抵抗感を溶かしていくんだ。
ミドリ(smiling)： 「楽になった」が見えると、続けたくなりますね。
タツヤ(nodding)： そう。人は『得した』と感じたものは手放さない。だから自動化は、効果を本人に見える形で返してあげる。それだけで定着率がまるで違ってくるんだ。
まとめ
タツヤ： 今日のポイントを整理しよう。
- 議事録づくりは、GAS＋生成AIで「録音から要約・ToDo抽出・通知まで」自動化できる
- 仕組みは3役だけ：司令塔（GAS）・耳（文字起こし）・頭脳（生成AI）
- GASはほぼ無料・Googleと地続き・小さく始められるので中小企業に最適
- 品質の肝は「出力の型をプロンプトで固定する」こと
- 機密の取り扱いルールは自動化とセットで決める
- 1業務の成功が、社内の自動化をドミノ式に広げる起点になる
ミドリ： 「録音するだけ」で議事録が出来上がる未来、想像以上に現実的でした。
タツヤ： そう。難しいプログラミングの知識がなくても、「何を自動化したいか」さえ言葉にできれば、形にできる時代なんだ。まずは議事録から、ぜひ試してみてほしい。
次のアクション
議事録の自動化は、社内DXの絶好の第一歩です。この順で始めましょう。
- 現状を測る — 今、議事録作成に1回あたり何分かかっているかを記録する
- 録音と置き場所のルールを決める — 「会議は録音し、このフォルダに入れる」を習慣化する
- 出力の型を1つ作る — 「決定事項・保留・ToDo」のテンプレートをたたき台として用意する
Shimanto AI Solutions では、ITに詳しい担当者がいない企業向けに、以下を支援しています。
- GAS×生成AIによる議事録・日報・問い合わせ対応などの自動化構築
- 会社に合った「出力の型」（プロンプトテンプレート）の設計
- 機密情報の取り扱いルールづくりと、安全な運用設計